Oznamovací systém na klíč · zákon č. 171/2023 Sb.
Vnitřní oznamovací systém na klíč – předpis, příslušná osoba a online schránka
Vnitřní předpis, určení příslušné osoby, informace pro zaměstnance a vzory všech odpovědí oznamovateli, předvyplněné údaji vaší firmy. K tomu online oznamovací schránka na 12 měsíců a 10 licencí školení.
- 12 vzorů dokumentů v PDF i ve Wordu
- Online schránka, i pro anonymní oznámení
- Lhůty 7 a 30 dnů vidíte u každého oznámení
2 490 Kčprvní rok, další rok 1 490 Kč
Konečné ceny, nejsme plátci DPH. Platba kartou nebo převodem, faktura hned.
Proč to řešit
Co zákon o ochraně oznamovatelů vyžaduje
Za nezajištění uveřejnění informací pro oznamovatele hrozí pokuta až 400 000 Kč (§ 26).
§ 8 odst. 1
Povinnost od 50 zaměstnanců
Vnitřní oznamovací systém musí mít zaměstnavatel, který k 1. lednu zaměstnává alespoň 50 lidí, a veřejní zadavatelé. Vybrané obory bez ohledu na počet.
§ 9 a § 10
Příslušná osoba a uveřejnění
Oznámení přijímá a posuzuje určená příslušná osoba. Jak a komu oznámit, musíte trvale uveřejnit na webu i intranetu.
§ 12
Lhůty 7 a 30 dnů
Přijetí oznámení potvrdíte do 7 dnů, výsledek posouzení sdělíte do 30 dnů. Ve složitém případě lze lhůtu prodloužit o 30 dnů, nejvýše dvakrát.
Obsah balíčku
Co v balíčku dostanete
Všechny vzory se předvyplní údaji vaší firmy a kontakty příslušné osoby. Odkaz na schránku se do dokumentů doplní sám.
- Vzorů dokumentů
- 12
- Formát
- PDF i Word
- Oznamovací schránka
- 12 měsíců
Zavedení systému
Vnitřní předpis – vnitřní oznamovací systém
Pravidla, jak se ve firmě podávají, přijímají a posuzují oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů, kdo je příslušná osoba, jaké platí lhůty a jak je chráněn oznamovatel.
Určení příslušné osoby
Písemné určení (pověření) příslušné osoby k přijímání a posuzování oznámení, její souhlas a čestné prohlášení o bezúhonnosti.
Záznam o poučení příslušné osoby a prohlášení o mlčenlivosti
Záznam, který zákon vyžaduje o poučení příslušné osoby o jejích právech a povinnostech, spojený s jejím prohlášením o mlčenlivosti.
Informace pro oznamovatele (k uveřejnění)
Text, který povinný subjekt musí trvale uveřejnit na webu a intranetu: jak a komu oznámit, kontakty příslušné osoby a možnost obrátit se na Ministerstvo spravedlnosti.
Odpovědi oznamovateli
Potvrzení o přijetí oznámení
Vzor písemného vyrozumění oznamovatele o přijetí oznámení, které příslušná osoba odesílá do 7 dnů od přijetí.
Vyrozumění o výsledku posouzení oznámení
Vzor písemného vyrozumění oznamovatele o výsledku posouzení důvodnosti (do 30 dnů, případně v prodloužené lhůtě) a o přijatém opatření.
Vyrozumění o prodloužení lhůty k posouzení
Vzor písemného vyrozumění oznamovatele o prodloužení lhůty k posouzení ve skutkově nebo právně složitém případě (až o 30 dnů, nejvýše dvakrát).
Vyrozumění, že nejde o oznámení podle zákona
Vzor písemného vyrozumění oznamovatele, že jeho podání nesplňuje znaky oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů, s doporučením jiné cesty řešení.
Práce příslušné osoby
Záznam o ústním oznámení a souhlas se zvukovou nahrávkou
Formulář pro zaznamenání oznámení podaného telefonicky nebo osobně, včetně souhlasu oznamovatele s nahráváním a jeho vyjádření k záznamu.
Evidence přijatých oznámenípřehled
Šablona elektronické evidence oznámení v zákonném rozsahu (§ 21 odst. 1) doplněná o sledování lhůt; vede ji jen příslušná osoba.
Postup příslušné osoby krok za krokempřehled
Praktický návod pro příslušnou osobu od přijetí oznámení po uzavření spisu, s lhůtami, vzory a kontrolními body.
Pro povinné osoby podle AML zákona
Příloha pro povinné osoby podle AML zákona
Odchylky vnitřního oznamovacího systému pro povinné osoby podle zákona č. 253/2008 Sb.: povinné anonymní oznámení, zákaz vedení třetí osobou, sdílení jen s vázaným zástupcem a oznámení FAÚ místo ministerstva.
Licence online školení
Ochrana oznamovatelů (whistleblowing)
10 licencí na 12 měsíců. Každý dostane test, osvědčení v PDF a vy záznam o školení.
Online oznamovací schránka na 12 měsíců
Webový formulář pro oznámení. Odkaz nebo QR kód zveřejníte na webu, intranetu nebo nástěnce. K oznámením má přístup jen příslušná osoba.
Anonymní podání
Oznamovatel nemusí uvádět jméno ani e-mail.
Číslo oznámení a tajný kód
Oznamovatel je dostane po odeslání. S nimi sleduje stav a odpovídá na doplňující otázky.
Obsah uložený šifrovaně
Oznámení i zprávy se zobrazí jen přihlášené příslušné osobě.
Hlídání lhůt 7 a 30 dnů
U každého oznámení vidíte, do kdy potvrdit přijetí a do kdy vyrozumět o výsledku.
Smazání po 5 letech
Oznámení se po 5 letech od přijetí automaticky smažou.
E-maily bez obsahu
Upozornění na nové oznámení nebo zprávu nikdy neobsahují jejich text.
Příslušnou osobu určujete vy. Schránka je technický nástroj – oznámení za vás nepřijímáme ani neposuzujeme.
Jak to funguje
Tři kroky k fungujícímu oznamovacímu systému
Objednáte balíček
Zaplatíte kartou nebo převodem. Fakturu dostanete e-mailem, balíček se objeví ve vašem účtu.
Vyplníte pár údajů
V účtu doplníte příslušnou osobu a její kontakty. Údaje se propíšou do všech dokumentů.
Stáhnete a zveřejníte
Dokumenty stáhnete v PDF nebo ve Wordu a podepíšete. Odkaz na schránku zveřejníte, třeba jako QR kód.
Srovnání
Stačí vám školení, nebo potřebujete celý systém?
Samotné školení
Školení whistleblowingu
od 49 Kč za osobu
- Kurz, test a osvědčení pro každého
- Lidé vědí, kam se obrátit
- Bez vnitřního předpisu a bez schránky
Doporučujeme
Oznamovací systém na klíč
2 490 Kč první rok, další rok 1 490 Kč
- 12 vzorů dokumentů předvyplněných údaji firmy
- Online oznamovací schránka na 12 měsíců
- 10 licencí školení whistleblowingu
- Aktualizace vzorů při prodloužení
Časté dotazy
Na co se firmy ptají
Musí mít naše firma vnitřní oznamovací systém?
Ano, pokud k 1. lednu zaměstnáváte alespoň 50 zaměstnanců nebo jste veřejný zadavatel. Některé obory, například pojišťovny nebo subjekty kapitálového trhu, ho musí mít bez ohledu na počet zaměstnanců. Povinným osobám podle AML zákona ho ukládá § 21 odst. 6 AML zákona – pro ně je v balíčku zvláštní příloha.
Může být příslušnou osobou někdo z firmy?
Ano. Příslušná osoba musí být zletilá, svéprávná a bezúhonná (§ 10). Vzor určení obsahuje její souhlas a čestné prohlášení, bezúhonnost doložíte výpisem z rejstříku trestů ne starším 3 měsíců.
Kdo uvidí obsah oznámení?
Jen příslušná osoba po přihlášení do schránky. Obsah oznámení i zpráv se ukládá šifrovaně a e-mailová upozornění ho nikdy neobsahují.
Musíme přijímat anonymní oznámení?
Zákon o ochraně oznamovatelů to neukládá, rozhodnete se ve vnitřním předpisu. Schránka anonymní podání umožňuje. Povinné osoby podle AML zákona anonymní oznámení přijímat musí.
Jak dlouho se oznámení uchovávají?
Zákon ukládá uchovávat oznámení 5 let od přijetí. Schránka je po uplynutí této doby automaticky smaže.
Co nám zůstane, když balíček neprodloužíme?
Vzory vám zůstanou v účtu ke stažení i po skončení balíčku. Dosavadní oznámení zůstanou příslušné osobě dostupná po dobu jejich uchování. Příjem nových oznámení můžeme ukončit nejdříve 30 dní po skončení balíčku a předem vás na to upozorníme e-mailem. Prodloužení na další rok za 1 490 Kč zahrnuje schránku a aktualizace vzorů.
Zaveďte oznamovací systém bez psaní od nuly.
Objednávka zabere pár minut. Údaje vyplníte jednou a odkaz na schránku zveřejníte zaměstnancům.
2 490 Kč první rok