Příslušná osoba (whistleblowing): kdo jí může být a co dělá

Ředitel firmy se 120 zaměstnanci chce „vyřešit whistleblowing“ a navrhuje, aby oznámení přijímala vedoucí personálního oddělení. Ta má ale přístup k hodnocení, odměnám i výpovědím – a zaměstnanci to vědí. Výběr příslušné osoby je přitom rozhodnutí, na kterém stojí celý vnitřní oznamovací systém. Zákon č. 171/2023 Sb. k ní stanoví několik pevných pravidel a nechává prostor pro rozumnou volbu. Projdeme je krok za krokem.

Kdo musí příslušnou osobu určit

Každý povinný subjekt podle § 8 – typicky zaměstnavatel s alespoň 50 zaměstnanci, veřejný zadavatel nebo obec s 10 000 a více obyvateli. Kdo to přesně je, rozebíráme v článku Kdo musí mít vnitřní oznamovací systém. Povinnost určit příslušnou osobu (případně více osob) stanoví § 9 odst. 1. Kdo ji neurčí, dopouští se přestupku podle § 26 odst. 1 písm. b).

Kdo může být příslušnou osobou

Podle § 10 odst. 1 jen fyzická osoba, která je:

• zletilá,
• plně svéprávná,
• bezúhonná.

Bezúhonnost má v tomto zákoně dvě části (§ 10 odst. 2). Osoba nesmí být pravomocně odsouzena pro úmyslný trestný čin s horní hranicí trestu odnětí svobody více než 2 roky nebo pro trestný čin spáchaný v souvislosti s výkonem práce (pokud se na ni nehledí, jako by nebyla odsouzena). A v posledních 5 letech nesmí být uznána vinnou z přestupku příslušné osoby podle § 24 odst. 1.

Jak se bezúhonnost dokládá:

• výpisem z Rejstříku trestů ne starším 3 měsíců (§ 10 odst. 3); cizinci obdobným dokladem svého státu,
• čestným prohlášením, že osoba v posledních 5 letech nespáchala přestupek podle § 24 odst. 1 (§ 10 odst. 5).

Pokud příslušná osoba přestane podmínku bezúhonnosti splňovat, musí to zaměstnavateli oznámit do 10 dnů (§ 10 odst. 6). Zaměstnavatel pak bez zbytečného odkladu zruší její určení a určí jinou osobu (§ 10 odst. 7).

Právnické vzdělání ani zvláštní osvědčení zákon nevyžaduje.

Interní, nebo externí příslušná osoba

Zákon umožňuje obojí. Vedení systému lze podle § 8 odst. 2 svěřit jiné osobě, například advokátní kanceláři nebo specializované firmě; Ministerstvo spravedlnosti ve svých odpovědích na časté dotazy uvádí, že outsourcovat lze celý systém včetně příslušné osoby, a to bez ohledu na počet zaměstnanců. Odpovědnost za plnění povinností ale zůstává na zaměstnavateli.

Hledisko	Interní příslušná osoba	Externí příslušná osoba
Znalost firmy	dobrá, rychle se zorientuje	musí si informace vyžádat
Důvěra zaměstnanců	závisí na postavení osoby	odstup obvykle pomáhá
Střet zájmů	hrozí u HR, vedení, účetní	menší riziko
Osobní přijetí do 14 dnů	snadné	musí být smluvně zajištěno
Náklady	pracovní čas, případně odměna	smluvní cena

Při volbě interní osoby se vyplatí vyhnout lidem, kteří rozhodují o odměnách a pracovněprávních krocích, nebo o nichž lze čekat, že se objeví v oznámeních. Zákon to výslovně nezakazuje, ale vyžaduje, aby příslušná osoba postupovala nestranně (§ 11 odst. 1 písm. d). Rozumné je určit i zástupce pro dobu dovolené nebo nemoci – zákon umožňuje určit víc příslušných osob.

Co příslušná osoba dělá

Podle § 11 odst. 1 příslušná osoba:

• přijímá a posuzuje důvodnost oznámení,
• navrhuje opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu,
• plní pokyny zaměstnavatele, pokud neohrožují nebo nemaří její činnost,
• postupuje nestranně,
• zachovává mlčenlivost, a to i po skončení funkce.

Za řádný výkon své činnosti nesmí být postihována (§ 11 odst. 2). Zaměstnavatel, který by ji za to postihl, se dopouští přestupku s pokutou až 1 000 000 Kč (§ 26 odst. 1 písm. i) a odst. 3).

Lhůty, které příslušná osoba hlídá

Krok	Lhůta	Ustanovení
Osobní přijetí oznámení na žádost	přiměřeně, nejdéle do 14 dnů	§ 12 odst. 1
Písemné vyrozumění o přijetí	do 7 dnů od přijetí	§ 12 odst. 2
Posouzení důvodnosti a vyrozumění o výsledku	do 30 dnů od přijetí	§ 12 odst. 3
Prodloužení ve složitých případech	o 30 dnů, nejvýše dvakrát	§ 12 odst. 3

O prodloužení lhůty musí příslušná osoba oznamovatele písemně vyrozumět ještě před jejím uplynutím. Vyrozumění se neposílá, pokud o to oznamovatel výslovně požádal nebo pokud by tím byla prozrazena jeho totožnost.

Ústní oznámení se zaznamenává zvukovou nahrávkou (jen se souhlasem oznamovatele) nebo záznamem, který věrně zachycuje jeho podstatu; oznamovatel se k záznamu může vyjádřit (§ 19).

Evidence a uchovávání

Příslušná osoba vede v elektronické podobě evidenci přijatých oznámení (§ 21 odst. 1): datum přijetí, údaje o oznamovateli, shrnutí obsahu a osobu, proti které oznámení směřuje, a datum a výsledek posouzení. Oznámení a související dokumenty uchovává 5 let ode dne přijetí (§ 21 odst. 2). Přístup k evidenci má pouze příslušná osoba (§ 21 odst. 3) – ne vedení, IT ani personální oddělení.

Totožnost oznamovatele smí sdělit jen s jeho písemným souhlasem, ledaže ji musí poskytnout orgánu veřejné moci podle jiného zákona; i pak oznamovatele předem vyrozumí (§ 20).

Checklist: určení příslušné osoby

1. Vyberte osobu (a zástupce) bez zjevného střetu zájmů, nebo uzavřete smlouvu s externím poskytovatelem.
2. Vyžádejte doklady o bezúhonnosti – výpis z Rejstříku trestů ne starší 3 měsíců a čestné prohlášení podle § 10 odst. 5. 3. Určete ji písemně a nastavte, jak se k ní oznámení dostanou (e-mail, telefon, adresa „k rukám příslušné osoby“, osobní schůzka).
3. Poučte ji o právech a povinnostech podle zákona a sepište o poučení záznam (§ 9 odst. 2 písm. c).
4. Zajistěte technické oddělení – schránka a evidence, ke kterým nemá přístup nikdo jiný.
5. Zveřejněte na webu nebo intranetu způsoby oznamování, jméno příslušné osoby, telefon a e-mail, a zda přijímáte oznámení i od lidí, kteří pro vás nepracují (§ 9 odst. 2 písm. b).
6. Informujte zaměstnance a vedoucí, kde informace najdou a jak se k oznamovatelům chovat.

Shrnutí

Příslušnou osobou může být jen zletilá, plně svéprávná a bezúhonná fyzická osoba. Může být interní i externí, ale musí jednat nestranně, zachovávat mlčenlivost a dodržet lhůty 7 a 30 dnů. Evidenci oznámení vede jen ona a uchovává ji 5 let. Zaměstnavatel ji musí poučit, sepsat o tom záznam a její kontakt trvale zveřejnit.

Posledním bodem checklistu je informovat lidi. Náš online kurz to zvládne za vás: zaměstnanci se dozvědí, co a jak oznámit a jaká mají práva, vedoucí v páté kapitole, co dělat, když se jim někdo svěří. Kurz nesbírá žádná oznámení – vidíte jen, kdo ho dokončil. Konkrétní kontakty na vaši příslušnou osobu doplníte podle přiloženého kontrolního seznamu. Vyzkoušejte ukázku zdarma, nebo rovnou objednejte kurz.