Kdo musí mít vnitřní oznamovací systém podle zákona 171/2023

Personalistka výrobní firmy uzavírá v lednu přehledy a zjistí, že k 1. lednu měla firma 52 zaměstnanců – loni jich bylo 46. Ptá se, jestli teď firma „spadá pod whistleblowing“ a co to znamená. Odpověď dává § 8 zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů. Ten určuje, kdo je tzv. povinným subjektem a musí zavést vnitřní oznamovací systém. V článku projdeme všechny skupiny, způsob počítání zaměstnanců, výjimky pro obce a možnost systém sdílet.

Povinné subjekty podle § 8 odst. 1

Zákon vyjmenovává pět skupin. Stačí spadat do jedné z nich.

1. Zaměstnavatelé s alespoň 50 zaměstnanci

Vnitřní oznamovací systém musí mít zaměstnavatel, který k 1. lednu příslušného kalendářního roku zaměstnává nejméně 50 zaměstnanců (§ 8 odst. 1 písm. b). Nezáleží na právní formě ani oboru – patří sem s.r.o., akciové společnosti, spolky, nadace i fyzické osoby, které zaměstnávají.

Výjimkou jsou povinné osoby podle zákona č. 253/2008 Sb. (AML zákon). Ty mají oznamování upravené v AML předpisech, a proto je § 8 odst. 1 písm. b) vynechává. AML povinným osobám se věnuje sesterský web skoleniaml.cz.

2. Veřejní zadavatelé

Povinnost má veřejný zadavatel podle zákona o zadávání veřejných zakázek (§ 8 odst. 1 písm. a). Podle § 4 odst. 1 zákona č. 134/2016 Sb. jde mimo jiné o stát, státní příspěvkové organizace, kraje a obce a jejich příspěvkové organizace a další veřejnoprávní právnické osoby. U veřejných zadavatelů nerozhoduje počet zaměstnanců – s výjimkami popsanými níže.

3. Správci daně z příjmů právnických osob

Orgány veřejné moci, které spravují daň z příjmů právnických osob nebo odvod za porušení rozpočtové kázně (§ 8 odst. 1 písm. c).

4. Civilní letectví, námořní doprava, těžba ropy a plynu v moři

Orgány a osoby působící v těchto oblastech (§ 8 odst. 1 písm. d) – bez ohledu na počet zaměstnanců.

5. Vybrané finanční subjekty

Bez ohledu na počet zaměstnanců také například pojišťovny a zajišťovny, zprostředkovatelé pojištění, vybrané subjekty kapitálového trhu a investiční společnosti, instituce zaměstnaneckého penzijního pojištění nebo vázaní zástupci pro úvěry na bydlení (§ 8 odst. 1 písm. e) – pokud nejsou AML povinnými osobami.

Jak správně spočítat zaměstnance

Rozhodný je stav k 1. lednu daného roku. Ministerstvo spravedlnosti v odpovědích na nejčastější dotazy na webu oznamovatel.justice.cz uvádí:

• počítají se fyzické osoby, ne úvazky – dva zaměstnanci na poloviční úvazek jsou dva zaměstnanci,
• podle důvodové zprávy se započítávají i lidé na dohody o provedení práce a o pracovní činnosti a agenturní zaměstnanci,
• sezónní a krátkodobí pracovníci, kteří k 1. lednu nemají platnou smlouvu, se nezapočítávají.

Jde o metodické stanovisko ministerstva, nikoli závazný výklad. Pro praxi je ale nejbezpečnější jím se řídit. Firmy kolem hranice 50 lidí proto dělají chybu, když počítají přepočtené úvazky z mzdového systému – dohodáři je mohou snadno „přehoupnout“ přes hranici.

Obce, městské části a příspěvkové organizace

U veřejného sektoru zákon stanoví dvě výjimky (§ 8 odst. 1 písm. a):

1. Obec s méně než 10 000 obyvateli povinným subjektem není. Počet obyvatel se posuzuje k 1. květnu podle bilance Českého statistického úřadu k 1. lednu daného roku (§ 8 odst. 4).
2. Právnická osoba s méně než 50 zaměstnanci (k 1. lednu), zřízená k uspokojování potřeb veřejného zájmu bez průmyslové nebo obchodní povahy, kterou kraj nebo obec převážně financuje, ovládá, jmenuje většinu jejích orgánů nebo v ní má podíl větší než 25 %.

Pozor na městské části: podle FAQ ministerstva se výjimka 10 000 obyvatel týká obce, ne městské části. Městská část, která je veřejným zadavatelem, systém mít musí, i když je menší.

U škol a dalších organizací zřízených obcí nebo krajem se v praxi vychází z hranice 50 zaměstnanců – informační materiál pro školy z projektu Střední článek podpory (MŠMT, 2023) k otázce, zda se zákon týká škol, odpovídá: „Ano, pokud mají 50 a více zaměstnanců.“

Přehled

Kdo	Povinnost
Firma nebo spolek s 50+ zaměstnanci k 1. 1.	ano
Firma do 49 zaměstnanců (není ve vybraném oboru)	ne
Obec s 10 000 a více obyvateli	ano
Obec do 9 999 obyvatel	ne
Městská část, která je veřejným zadavatelem	ano, bez ohledu na velikost
Organizace obce nebo kraje pod 50 zaměstnanců (splňuje podmínky výjimky)	ne
Pojišťovna, zprostředkovatel pojištění, investiční společnost	ano, bez ohledu na počet zaměstnanců
AML povinná osoba	podle AML předpisů, ne podle § 8

Kdo povinným subjektem není, může systém zavést dobrovolně. Jeho zaměstnanci se navíc vždy mohou obrátit na Ministerstvo spravedlnosti, které provozuje externí oznamovací systém.

Sdílení a pověření jiné osoby

Zákon nabízí dvě úlevy, které se často zaměňují.

Pověření jiné osoby (§ 8 odst. 2). Vedení systému můžete svěřit externí firmě nebo advokátovi. Podle ministerstva je to možné bez ohledu na počet zaměstnanců a lze outsourcovat i samotnou příslušnou osobu. Odpovědnost za plnění povinností ale zůstává na vás.

Sdílení systému (§ 8 odst. 3). Povinné subjekty, které k 1. lednu zaměstnávaly nejvýše 249 zaměstnanců, mohou systém sdílet nebo využít systém jiného povinného subjektu – musí ale určit osobu příslušnou k přijímání oznámení a vyrozumívání podle § 12 odst. 1 a 2. Veřejní zadavatelé sdílet nemohou, s jednou výjimkou: obce, které jsou povinnými subjekty, mohou systém sdílet mezi sebou. Limit 249 zaměstnanců se podle ministerstva posuzuje u každého subjektu zvlášť, počty se nesčítají.

Co povinnost znamená v praxi

Zavést systém neznamená jen zřídit e-mailovou schránku. Podle § 9 musí povinný subjekt hlavně:

• určit příslušnou osobu – podrobněji v článku Příslušná osoba: kdo jí může být a co dělá,
• umožnit oznámení písemně i ústně, na žádost osobně,
• uveřejnit způsob oznamování a kontakty na příslušnou osobu tak, aby byly dostupné na dálku (web, intranet),
• zajistit, aby se s oznámeními seznamovala jen příslušná osoba,
• přijmout opatření k nápravě, pokud se oznámení ukáže jako důvodné.

Co hrozí, když některá z těchto věcí chybí, rozebíráme v článku Pokuta za chybějící oznamovací systém.

Kdy povinnost vznikla

Zákon je účinný od 1. 8. 2023. Povinné subjekty kromě veřejných zadavatelů, které měly ke dni účinnosti 50 až 249 zaměstnanců, měly přechodnou lhůtu do 15. 12. 2023 (§ 29). Dnes už žádné přechodné období neběží: kdo překročí hranici 50 zaměstnanců k 1. lednu, je povinným subjektem pro daný rok.

Shrnutí

• Vnitřní oznamovací systém musí mít zaměstnavatelé s alespoň 50 zaměstnanci k 1. lednu, veřejní zadavatelé a vybrané obory bez ohledu na velikost (§ 8 odst. 1).
• Počítají se fyzické osoby včetně dohodářů a agenturních zaměstnanců, ne úvazky.
• Výjimku mají obce pod 10 000 obyvatel a malé organizace obcí a krajů pod 50 zaměstnanců; městské části ji nemají.
• Do 249 zaměstnanců lze systém sdílet (veřejní zadavatelé ne, obce mezi sebou ano), vedení lze svěřit externí osobě – odpovědnost ale zůstává na zaměstnavateli.

Systém funguje, jen když o něm lidé vědí. Zákon školení výslovně neukládá, ale ukládá zveřejnit, jak oznamovat. Náš online kurz o ochraně oznamovatelů vysvětlí zaměstnancům i vedoucím během zhruba půl hodiny, co a kudy lze oznámit a jak se chovat k oznamovateli. Každý dostane osvědčení v PDF, cena začíná na 49 Kč za osobu (ceník). Kurz si můžete objednat tady.