Je školení whistleblowingu povinné? A jak často ho opakovat

Účetní menší strojírenské firmy dostane od jednatele úkol: „Zjisti, jestli musíme lidi školit z whistleblowingu, a kdyžtak to zařiď.“ Na internetu najde nabídky „povinného školení whistleblowingu“ i tvrzení, že žádná povinnost neexistuje. Obojí je zjednodušení. Podíváme se, co zákon č. 171/2023 Sb. o ochraně oznamovatelů skutečně ukládá, proč přesto dává smysl lidi informovat a jak to rozumně nastavit.

Co zákon ukládá a co ne

Zákon o ochraně oznamovatelů nikde výslovně neukládá povinnost školit zaměstnance. Neurčuje ani rozsah, formu nebo četnost školení. Kdo tvrdí opak, nemá oporu v textu zákona.

Povinný subjekt – typicky zaměstnavatel s alespoň 50 zaměstnanci k 1. lednu (podrobně v článku Kdo musí mít vnitřní oznamovací systém) – má ale podle § 9 odst. 2 písm. b) povinnost uveřejnit způsobem umožňujícím dálkový přístup:

1. informace o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a Ministerstvu spravedlnosti,
2. označení příslušné osoby, její telefon a e-mail nebo jinou doručovací adresu,
3. zda vylučuje přijímání oznámení od lidí, kteří pro něj práci nevykonávají.

Nesplnění této povinnosti je přestupek s pokutou až 400 000 Kč (§ 26 odst. 1 písm. d) a odst. 2).

Povinnost je tedy informační, ne vzdělávací. Stránka na intranetu ji splní. Jenže stránku, kterou nikdo neotevře, si zaměstnanec v okamžiku, kdy něco uvidí, nevybaví.

Proč informovat i nad rámec zákona

Je několik praktických důvodů, proč firmy zveřejnění doplňují krátkým školením:

• Systém má smysl, jen když ho lidé použijí. Pokud zaměstnanci nevědí, že existuje příslušná osoba, obrátí se rovnou na Ministerstvo spravedlnosti, policii nebo veřejnost. Zákon jim to umožňuje a zaměstnavatel se o problému dozví jako poslední.
• Vedoucí často slyší podezření jako první. Kdo neví, jak reagovat, může nechtěně prozradit totožnost oznamovatele nebo udělat krok, který bude vypadat jako odveta. Za odvetné opatření hrozí pokuta až 1 000 000 Kč – víc v článku Odvetné opatření vůči oznamovateli.
• Lidé potřebují vědět, co oznámením není. Osobní spory a běžné stížnosti na rozdělení směn nepatří do vnitřního oznamovacího systému. Bez vysvětlení příslušná osoba řeší agendu, která jí nepřísluší.
• Doklad o informování se hodí. Pokud by se firma v budoucnu bránila nařčení, že lidem cestu k oznámení ztěžovala, záznam o tom, kdo a kdy byl informován, je užitečný.

Koho informovat

Skupina	Proč	Na co se zaměřit
Všichni zaměstnanci včetně dohodářů	mohou být oznamovateli i kolegy oznamovatele	co lze oznámit, kudy, jaká je ochrana
Vedoucí zaměstnanci	slyší podezření jako první, rozhodují o směnách a odměnách	jak reagovat, mlčenlivost, odveta
Brigádníci, stážisté	zákon je počítá mezi osoby vykonávající práci (§ 2 odst. 3)	základní orientace
Personalisté a HR	připravují pracovněprávní kroky	rozlišení běžné agendy a oznámení
Příslušná osoba	zákon vyžaduje její poučení se záznamem (§ 9 odst. 2 písm. c)	práva, povinnosti, lhůty – podrobnější příprava

Poučení příslušné osoby je jediné „poučení“, které zákon výslovně vyžaduje – včetně sepsání záznamu. Obecný kurz pro zaměstnance ho nenahrazuje; pro příslušnou osobu je potřeba podrobnější příprava.

Jak často

Zákon četnost nestanoví, takže rozhoduje zaměstnavatel. Rozumné nastavení může vypadat takto:

• při nástupu – jako součást adaptačního procesu, ideálně v prvních týdnech,
• opakovaně – u řadových zaměstnanců jednou za dva roky, u vedoucích jednou ročně,
• mimořádně – při změně příslušné osoby, kontaktů nebo kanálů oznamování, při novele zákona nebo po události, která ukázala, že lidé systém neznají.

Stejně důležité je hlídat, aby zveřejněné informace byly stále aktuální. Když příslušná osoba odejde, musí zaměstnavatel určit jinou a změnit kontakty na webu i intranetu. Školení tuto povinnost nenahrazuje.

Co mít zdokumentované

Protože zákon formu nepředepisuje, nepředepisuje ani dokumentaci školení. Prakticky se osvědčuje mít:

• zveřejněné informace podle § 9 odst. 2 písm. b) s datem poslední aktualizace,
• záznam o poučení příslušné osoby (ten zákon vyžaduje),
• přehled, kdo byl informován a kdy – prezenční listinu nebo výstup z e-learningu,
• obsah školení nebo odkaz na použitý kurz.

Jedna věc je zásadní: dokumentace školení nesmí obsahovat nic o konkrétních oznámeních. Evidenci oznámení vede výhradně příslušná osoba a přístup k ní má jen ona (§ 21 odst. 3).

Co by mělo informování obsahovat

Obsah zákon nepředepisuje. Aby lidé v praxi věděli, co dělat, měli by po školení umět odpovědět na tyto otázky:

• Co lze oznámit? Podezření na trestný čin, přestupek s horní hranicí pokuty alespoň 100 000 Kč, porušení zákona o ochraně oznamovatelů nebo předpisů ve 14 oblastech podle § 2 odst. 1 – a co naopak oznámením není.
• Kudy? Vnitřní oznamovací systém, Ministerstvo spravedlnosti, jiný příslušný úřad; kdy je chráněno uveřejnění (§ 7).
• Co se stane potom? Vyrozumění o přijetí do 7 dnů, o výsledku do 30 dnů (§ 12).
• Jaká je ochrana? Co je odvetné opatření a koho zákon chrání (§ 4).
• Co je zneužití? Vědomě nepravdivé oznámení ochranu nemá a je přestupkem (§ 7 odst. 3, § 23).

Online, nebo prezenčně?

Obě formy jsou přípustné. Prezenční setkání umožní diskusi, ale u firem se směnným provozem nebo více pobočkami se špatně organizuje. E-learning dosáhne na všechny, dá se absolvovat z mobilu a automaticky vytvoří přehled, kdo ho dokončil. U prezenčního setkání vedeného příslušnou osobou platí, že by se neměla vyjadřovat ke konkrétním oznámením.

Ať zvolíte cokoli, obecný výklad zákona je jen polovina. Druhou polovinou jsou vaše konkrétní údaje: jméno a kontakt příslušné osoby, e-mail nebo formulář, telefon, jak požádat o osobní schůzku a zda přijímáte anonymní oznámení.

Shrnutí

• Zákon č. 171/2023 Sb. školení zaměstnanců výslovně neukládá, ukládá ale trvale zveřejnit způsoby oznamování a kontakt na příslušnou osobu (§ 9 odst. 2 písm. b).
• Příslušnou osobu je nutné poučit a sepsat záznam (§ 9 odst. 2 písm. c).
• Četnost určuje zaměstnavatel; rozumné je informovat při nástupu, opakovat po dvou letech (vedoucí jednou ročně) a mimořádně při změnách.
• Dokumentace školení nesmí obsahovat nic o oznámeních.

Náš online kurz o ochraně oznamovatelů tuto mezeru zaplňuje. Není to „zákonem povinné školení“ a takto ho ani neprodáváme – je to rychlý způsob, jak lidem srozumitelně vysvětlit, co a kudy oznámit, jaká je ochrana a jak se mají chovat vedoucí. Má pět kapitol s modelovými situacemi, test s 20 otázkami (hranice 80 %), osvědčení v PDF a záznam o školení pro každého. Kurz nesbírá žádná oznámení, vy vidíte jen, kdo ho dokončil. Licence platí 12 měsíců, cena začíná na 49 Kč za osobu – podrobnosti v ceníku. Objednat kurz.